Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Der Milea e.V. ist ein Verein mit Sitz in Balve, der sich vornehmlich mit dem Thema Live-Rollenspiel (LARP) befasst. Wir veranstalten jährlich mehrere Conventions (CONs), auf denen wir eigenen Plot zum Bespielen anbieten.

Die Adresse unserer Website ist: milealarp.de, Tickets zu CONs werden unter tickets.milealarp.de (“MileaTIX”) verkauft.

Milea e.V.
Helle 7
58802 Balve
Gemeinschaftlich vertretungsberechtigt: 1. Vorsitzender Ronald Hund, 2. Vorsitzender Patrick Brontz
Registergericht: Amtsgericht Arnsberg
Registernummer: VR 1132

Rechte der betroffenen Personen

Im Zusammenhang mit einer Buchung auf dem Portal “MileaTIX” werden folgende Daten erhoben:

Pro Buchung:

Wohnsitz (Adresse & Land)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Identifikationsnummer der Buchung
Zeitpunkt der Buchung

Pro Teilnehmer:

Name
Tickettyp
Mitgliedsstatus des Milea e.V. und/oder der LARPZeit
weitere notwendige Angaben zur Planung des Events, je nach Tickettyp

Bis zur abschließenden Bestätigung einer Buchung werden keine personenbezogenen Daten auf unserem Server gespeichert.
Zu Komfortzwecken werden deine Eingaben während des Prozesses in einem maschinenlesbaren Format in deinem Browser gespeichert und zwecks Anzeige der Buchungsübersicht auf der Website zum Server geschickt und dort während der Anfrage genutzt, eine Speicherung findet hier nicht statt.

Die Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU gespeichert und verarbeitet.

Die erfassten Daten werden ausschließlich zur Planung der Veranstaltung und zur Erstellung von Rechnungen verwendet.

Wir nutzen für MileaTIX ausschließlich technisch notwendige First-Party-Cookies nach Vorgaben der DSGVO.

Nach Art. 15 DSGVO besteht ein Auskunftsrecht. Um diese Auskunft wahrzunehmen, kannst du dich an uns wenden.
Falsche Daten kannst du gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen lassen.

Empfänger der Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte („Verantwortliche“) findet nicht statt.

Für das Hosting von MileaTIX setzen wir einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein.
Dieser stellt die technische Infrastruktur zur Verfügung.

Unser Hostinganbieter: OVH GmbH („OVHcloud“), Oskar-Jäger-Str. 173/K6, 50825 Köln

Im Rahmen des Buchungsprozesses und für Sicherungskopien werden die oben genannten Daten auf den Servern von OVHcloud in unserem Auftrag verarbeitet oder gespeichert.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Vertragserfüllung bzw. -anbahnung (Art. 6 Abs. 1b DSGVO).
Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit OVHcloud.

Welche Rechte du an deinen Daten hast

Alle nicht rechnungsrelevanten Planungsdaten werden spätestens 6 Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht.
Durch Art. 17 Abs. 3b DSGVO und § 147 Abs. 1 Nr. 3 Abgabenordnung (AO) ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist der Buchungsdaten in Rechnungsform von sechs (6) Jahren. Vor deren Ablauf ist eine Löschung dieser Daten nach Art. 17 DSGVO (“Recht auf Vergessenwerden”) nicht möglich, um unsere Aufbewahrungspflichten nicht zu verletzen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns als Verein zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Die Kontaktinformationen findest du unter www.ldi.nrw.de/kontakt

Deine Kontakt-Informationen

Wenn du Kontakt mit uns aufnehmen möchtest, um datenschutzrelevante Themen zu besprechen, kannst du dich direkt bei uns unter datenschutz@milealarp.de mit deinem Anliegen melden. Es erfolgt keine Weitergabe dieser Daten.

Weitere Informationen

Richtlinien, die hier nicht explizit genannt werden, entsprechen den gesetzlichen Richtlinien, wie sie in der aktuellen DSGVO (Stand: 14.09.2025) nachgelesen werden können. Sollten dir Bedenken bezüglich unserer Datenschutzerklärung auffallen, würden wir uns sehr über eine Benachrichtigung freuen, um uns zeitnah und stetig verbessern zu können.